Oferta handlowa - jak ją przygotować, aby była skuteczna?

Last modified on: December 19, 2018

Oferta handlowa stanowi wizytówkę Twojej firmy. Sposób, w jaki zostanie przygotowana i zaprezentowana klientom ma duży wpływ na pomyślne sfinalizowanie sprzedaży. Jak przygotować ofertę handlową, by po jej przeczytaniu klienci chcieli od nas kupować? 

Oferta handlowa - definicja

Słownikowa definicja oferty handlowej tłumaczy to pojęcie jako propozycję sprzedaży bądź kupna towarów lub usług, w której zawarte jest również określenie istotnych warunków umowy między stronami. W uproszczeniu ofertę handlową można zwizualizować jako katalog produktów z ich opisem i cenami, zawierający zaproszenie dla klientów do nawiązania współpracy. 

oferta handlowa definicja

Oferta handlowa i jej elementy

Oferta handlowa, jak każdy inny dokument, ma określoną strukturę - zbiór elementów, których nie można pominąć podczas jej tworzenia.

Elementy, które muszą się znaleźć w ofercie handlowej:

Warto również zamieścić referencje pozyskane od wcześniejszych klientów - zewnętrzne opinie bywają dla niektórych klientów bardziej znaczące niż opis zalet przygotowany samodzielnie przez firmę - aż 84% osób decyzyjnych w B2B sprawdza opinie przed dokonaniem zakupu.

Najczęstsze błędy w ofertach handlowych

Oferta handlowa błędy

Zachowanie poprawnej formy to jednak nie wszystko - w przypadku oferty to treść ma decydujące znaczenie i należy jej poświęcić dużo uwagi. Choć zdaje się to być oczywiste, wciąż możemy zaobserwować wiele błędów, które handlowcy popełniają podczas “wypełniania” oferty. 

Oto najczęstsze z nich: 

Tworzenie ofert metodą “kopiuj-wklej”

Bardzo często tłumaczy się je brakiem czasu, jest oznaką lenistwa i jednocześnie dużo mówi o podejściu do wykonywanego zawodu. Jeżeli tworzysz oferty zmieniając tylko dane odbiorcy w wielokrotnie wykorzystywanym pliku, który stworzył wcześniej ktoś inny, naturalne jest, że klient po zapoznaniu się z Twoją propozycją będzie miał więcej pytań niż odpowiedzi. 

Problematyczne będzie też rozwiewanie wątpliwości klienta i mówienie o szczegółach, skoro nie przykładasz się do tworzenia oferty - w istocie nie wiesz dokładnie, czego ona dotyczy. Oferta, nawet jeśli jest dopiero wstępna, musi uwzględniać potrzeby klienta. W innym razie nie będzie on zainteresowany zapoznaniem się z nią. 

Niedopasowanie oferty do potrzeb klienta  

Wynika bezpośrednio z problemu opisanego w punkcie wyżej. Wysyłając tę samą ofertę do wszystkich klientów, sam skazujesz swoje działania na porażkę. Klienci, nawet jeśli są z tej samej branży, różnią się między sobą i każda z tych różnic powinna zostać w ofercie uwzględniona. Czy to przez dodanie pewnych elementów, czy poprzez ich usunięcie lub zmodyfikowanie. Zapchanie oferty treścią i “wrzucenie” do niej wszystkiego wcale nie będzie imponujące dla klientów. Wręcz przeciwnie, tylko ich zniechęci  - klienci chcą konkretów, ściśle związanych z ich potrzebami. Postaw na jakość tekstu, nie na jego ilość.

Niedbałość w edycji dokumentu/tekstu

Znaczący błąd, który już na samym początku może skreślić ofertę w oczach klienta - świadczy bowiem o braku staranności i nieprzykładaniu się do wykonywanej pracy. Zanim wyślesz ofertę, upewnij się, że styl i kolor czcionki są takie same w całym tekście, marginesy i interlinie są równo ustawione, a wszelkie grafiki wyświetlają się poprawnie. Nawet jeśli produkt lub usługa są dobre same w sobie, nie wystarczy to, by wpłynąć na zmianę pierwszego wrażenia, jakie wywarła na kliencie niedbale przygotowana oferta. 

Dodatkowo, poproś kogoś o sprawdzenie tych elementów - osoba “z zewnątrz” szybciej wyłapie ewentualne błędy. Pamiętaj też, aby zweryfikować aktualność danych wspomnianych w dokumencie. Starannie przygotowana oferta wykaże Twoje zaangażowanie i profesjonalne podejście. Klient doceni taki poziom obsługi i utożsami go z oferowanymi przez Ciebie produktami lub usługami.

Przesadne używanie branżowego słownictwa

Często, gdy chcemy wypaść lepiej przed klientem i wykazać się profesjonalizmem, zasypujemy go masą skomplikowanych, specjalistycznych słów, tzw. buzzwordów. Czasami może mieć to komiczny rezultat. Owszem, są pewne produkty, których nie da się opisać bez użycia fachowych zwrotów, ale jeśli o Twojej propozycji można mówić przystępnym słownictwem, to trzymaj się tego i nie komplikuj niepotrzebnie sytuacji. Prosty opis wcale nie jest gorszy jakościowo. Co więcej, masz pewność, że klient nie będzie miał problemów ze zrozumieniem oferty. 

Brak języka korzyści

Pamiętaj, że klientom zależy nie tyle na nabyciu danego produktu lub usługi, co na efektach, jakie ten zakup przyniesie (zostanie rozwiązany jakiś ich problem, zajdą pozytywne zmiany itp.). Wielu handlowców o tym zapomina: nie cecha oferty jest istotna, a korzyść z niej płynąca. Dodatkowo, mylone są przez nich pojęcia cechy, zalety i korzyści. Jeśli skupiasz się na mówieniu o korzyściach, klient czuje, że rozumiesz jego potrzeby, a to utwierdza go w trafności wyboru. 

Dobrym sposobem mówienia o języku korzyści jest wykorzystanie do tego metod storytellingowych: ludzie dużo łatwiej zapamiętują historie niż suche fakty. Niech historia ma swojego bohatera, który jest łudząco podobny do klienta - ma podobny problem, który chce rozwiązać, oczekuje tożsamych rezultatów wykorzystania produktu lub usługi.  

Brak wizualizacji

Mając do wyboru dwa rodzaje instrukcji obsługi, wybierzesz tę składającą się z 60 stron zapisanych ciągłym tekstem, czy bardziej zachęci cię graficzne wyjaśnienie procesów? No właśnie. Tak samo jest z ofertami, które wysyłasz do klientów. Jeśli nie chcesz ich przytłoczyć i zniechęcić nadmiarem tekstu, przedstaw jego część w formie przejrzystych infografik, łatwo zrozumiałych symboli graficznych - czasami wystarczy, że tekst będzie tylko uzupełnieniem, a nie przeważającą formą. 

Mała ciekawostka: ludzki mózg przetwarza treści graficzne 60 000 razy szybciej niż teksty - pamiętaj o tym podczas tworzenia ofert, klienci to docenią.

Składanie obietnic niemożliwych do spełnienia

Jak doskonale wiesz, papier przyjmie wszystko. Schody zaczynają się przy egzekwowaniu tego w rzeczywistości. Nie składaj klientom obietnic, jeśli od początku wiesz, że nie będziesz w stanie ich spełnić. Prawda szybko wyjdzie na jaw, a klienci nie będą mieli oporów przed szerszym podzieleniem się rozczarowaniem, jakie ich dotknęło. Twój produkt lub usługa będą przez to kojarzone z niezdolnością zaspokojenia potrzeb klientów, niezależnie od tego jak bardzo byś się starał udowodnić, że jest inaczej.  

Zatajanie ważnych informacji/znaczących szczegółów

Ich umyślne pominięcie sprawi, że klient poczuje się oszukany i natychmiast zrezygnuje ze współpracy. Co więcej, istnieje duże ryzyko, że niepochlebne opinie związane z nieuczciwym zachowaniem szybko się rozprzestrzenią, a pozbycie się takiej łatki jest bardzo trudne. Ponadto, pamiętaj, że pisanie małym, nieczytelnym wręcz druczkiem albo pisanie jedynie “części prawdy” to również próby ukrywania prawdy.

oferta handlowa praktyczne wskazówki

Praktyczne wskazówki, które zwiększą skuteczność oferty:

Korzyści wynikające z prawidłowo przygotowanej oferty handlowej:

  • pomaga budować i utrzymywać markę firmy,
  • pozytywnie wpływa na wizerunek firmy,
  • sprzyja pozyskiwaniu lojalności klientów i budowaniu z nimi trwałych relacji.

oferta handlowa dlaczego odrzucił

Dlaczego klient odrzucił moją ofertę?

Poświęciłeś mnóstwo czasu na staranne przygotowanie oferty, zastosowałeś się do wszystkich wytycznych, a mimo to klient i tak nie zdecydował się na podjęcie z Tobą współpracy? Przyczyn takiej sytuacji może być wiele i niekoniecznie muszą one wynikać z Twojej strony. Istnieje wiele czynników, także tych niezależnych od Ciebie, z powodu których klient nie zdecyduje się na Twoją propozycję:

Nabycie umiejętności przygotowywania skutecznych ofert wymaga długiego czasu praktyki. Nie zniechęcaj się ewentualnymi niepowodzeniami, ale skup się na znalezieniu ich przyczyny. Przeanalizuj popełnione błędy i wyciągnij z nich wnioski. Im więcej zaangażowania w to włożysz, tym szybciej zrozumiesz i opanujesz sztukę tworzenia skutecznych ofert. 

Czas poświęcony na pracę nad ofertą jest czasem dobrze zainwestowanym - oferta jest wizytówką Twoją i Twojej pracy, warto więc mieć pewność, że każdy jej szczegół jest dopracowany.

Załóż konto testowe

Przetestuj Sellizera za darmo przez 14 dni